Office manager

La Fondation Friedrich Naumann pour la Liberté est une fondation politique allemande qui a pour mission la promotion des droits de l’homme et d’une société civile forte. En collaboration avec des organisations partenaires marocaines, elle réalise des projets innovants dans les domaines de la citoyenneté, l’entrepreneuriat, les arts et le développement durable. Le bureau de Rabat fait partie d’un réseau mondial d’environ 40 bureaux.

Nous cherchons un Office Manager qui va assurer la gestion du fonctionnement administratif de notre bureau. Il/elle sera basé(e) au bureau de la Fondation Friedrich Naumann pour la Liberté à Rabat. Le poste est régi par le droit marocain sous un contrat à durée déterminée (CDD).

DESCRIPTIF DU POSTE

L’office manager sera responsable de (liste non-exhaustive) :

  • Coordonner avec les prestataires du bureau et gérer les contrats (télécom, électricité etc.) ;
  • Assurer l’approvisionnement, la commande et l’achat de fournitures et d’équipements de bureau conformément aux directives de la Fondation Friedrich Naumann pour la Liberté ;
  • Rechercher de devis pour les prestations concernant le volet infrastructure ;
  • Gérer l’équipement IT du bureau et coordonner avec des prestataires pour résoudre les soucis techniques en cas de besoin ;
  • Vérifier l’observation des directives relatives aux processus de bureau par les membres de l’équipe ;
  • Représenter la Fondation à la réception du bureau : Relations partenaires, demandes émanant de parties extérieures, accueil au bureau etc. ;
  • Rédiger des lettres et invitations ;
  • Préparer les déplacements officiels du personnel et des consultants (ordre de mission, visas, réservation d’hôtel, etc.) ;
  • Gérer toute correspondance (courrier, email, téléphone) adressé à la fondation en arabe, français et anglais ;
  • Gérer la base de données du bureau : Animation et mise à jour des listes de diffusion, listes d’experts et listes de prestataires ;
  • Entretenir le système de classement digital des documents administratifs;
  • Coordonner l’utilisation de la voiture de bureau et gérer le carnet de bord de la voiture ;
  • Gérer l’emploi du temps de l’agente de service et du jardinier ;
  • Soutenir le travail de comptabilité ;
  • Utiliser la voiture de bureau pour faire des courses et pour des démarches ;

PROFIL RECHERCHE

Le/La candidat(e) retenu(e) dispose de :

  • Formation Bac+3 minimum dans le domaine de la gestion, la communication, le secrétariat ou dans tout autre domaine spécialisé pertinent ;
  • 3 ans d’expérience professionnelle dans le milieu associatif et/ou chez des organisations internationales est un plus ;
  • Maîtrise de l’arabe, du français et de l’anglais écrit et parlé est absolument requise. L’allemand est un plus ;
  • Maîtrise des outils informatiques et une ouverture d’esprit par rapport aux innovations technologiques ;
  • Maîtrise des techniques de communication orale et écrite avec de bonnes capacités rédactionnelles;
  • Esprit d’équipe vif ;
  • Identification avec des valeurs libérales et esprit d’innovation ;
  • Autonomie, prise d’initiative et engagement ;

DOSSIER DE CANDIDATURE

Si ce poste converge avec votre profil et vos aspirations, merci de nous faire parvenir votre candidature (CV à jour et lettre de motivation probante en français ou en anglais) au rabat@freiheit.org et ce avant le 08 décembre 2021.

Seules les candidatures acceptées seront contactées.

 

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